Климов А.А.
УДОРОЖАНИЕ И ДЕФИЦИТ БУМАГИ КАК СТИМУЛ УСКОРЕНИЯ ПЕРЕХОДА НА ПОЛНОСТЬЮ БЕЗБУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ
УДК 651.011.42
А.А. Климов, студент 5 курса факультета таможенного дела
Санкт-Петербургского имени В.Б. Бобкова филиала Российской таможенной академии
e-mail: aklimov99@ya.ru
Научный руководитель – И.А. Сальников, заведующий кафедрой информатики и информационных таможенных технологий Санкт-Петербургского имени В.Б. Бобкова филиала Российской таможенной академии, кандидат технических наук, доцент
e-mail: igor.sal.spb@yandex.ru
Аннотация. В статье рассматривается проблема удорожания и дефицита бумаги, которая должна стать стимулом к ускорению перехода к полностью безбумажному документообороту. На примере Северо-Западного таможенного управления проанализированы решения, связанные с документооборотом в условиях дефицита бумаги, даны предложения по полному отказу от использования бумаги в качестве материального носителя для документов.
Ключевые слова: архив, бумага, дефицит, документооборот.
Россия является страной с самой большой площадью лесов в мире и, следовательно, обладает наибольшим сырьевым потенциалом в производстве бумаги. Однако в конце февраля 2022 года произошли нарушения цепей поставок, в результате которых российская целлюлозно-бумажная промышленность лишилась хлората натрия, используемого для производства диоксида хлора – основного компонента отбеливателя целлюлозы [1]. В связи с данной проблемой и произошло удорожание бумаги и, как следствие, начался её дефицит.
Указанная проблема практически не рассматривалась научными кругами, по крайней мере, научная электронная библиотека «КиберЛенинка» по запросу «дефицит бумаги» выдаёт лишь статьи, в которых данные слова используются раздельно. Около десяти лет назад проблема нерационального использования хлората натрия как сырья для производства рассматривалась как возможная предпосылка к его дефициту или удорожанию конечной продукции [2].
Так или иначе, данный прогноз сбылся, и теперь возникает вопрос: как быть дальше? Означает ли это то, бумага в будущем станет предметом роскоши, или всё же можно как-то обойтись без неё? Ответы на эти вопросы дать несложно, если разобраться в том, каким образом может быть решена данная проблема.
Дефицит и удорожание бумаги больше всего проявляется во многих отраслях, например, в книгопечатании. Также одним из примеров являются подразделения документационного обеспечения, в которых документ является ключевым объектом. Во время прохождения преддипломной практики в отделе документационного обеспечения Северо-Западного таможенного управления было обращено внимание на то, как изменилась деятельность отдела в связи с возникновением необходимости экономии бумаги. В первую очередь стоит обозначить те моменты, которые были характерны до возникновения такой необходимости:
1. Несмотря на то, что большинство входящих документов были исключительно в электронном виде и подписаны электронной подписью, некоторые отправители, в частности Псковская таможня, практиковали отправку сканированных документов, на которых подпись была собственноручной.
2. Множество документов, в том числе от государственных органов и организаций поступают в отдел в бумажном виде по причине отсутствия возможности и пересылки в электронном виде даже с применяем системы межведомственного электронного документооборота.
3. Достаточно большое количество гербовых бланков, которые печатались определённым тиражом и имели уникальный номер, приходило в негодность из-за допущения ошибок в документе, выявленных уже после распечатки его на данном бланке, а также из-за других ошибок, в том числе случайной печати на них других документов.
4. Все приказы и распоряжения Северо-Западного таможенного управления, а также приказы и распоряжения Федеральной таможенной службы, касающиеся деятельности Северо-Западного таможенного управления, хранятся в архиве отдела документационного обеспечения в бумажном виде.
Всё вышесказанное приведено не с целью дискредитации деятельности отдела, а лишь для описания ситуации и примерного представления объёма бумаги, которая расходовалась при выполнении данных задач. Даже с учётом имеющейся технической возможности осуществлять документооборот исключительно в электронной форме, использование бумаги в качестве материальных носителей для документов является требованием устаревшего, но до сих пор действующего законодательства.
Одним из примеров нормативно-правовых актов является Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее – Типовая инструкция). Действующая редакция Типовой инструкции утверждена Приказом ФТС России от 9 июля 2014 г. № 1331 [3]. Именно данный нормативно-правовой акт содержит в себе требования о применении бумажных носителей для архивного хранения документов. Несмотря на то, что новая редакция Типовой инструкции была подготовлена больше двух лет назад, она до сих пор не была одобрена Федеральным архивным агентством. Именно этот фактор так или иначе является главным препятствием к переходу на полностью электронный документооборот.
Тем не менее имеются и другие факторы, например «традиции делопроизводства», являющиеся частью феномена бюрократии, что свойственно для старшего поколения, не привыкшего к работе с компьютером и оргтехникой. Тем не менее данные факторы имели место до возникновения дефицита бумаги. Особенности её закупки государственными органами заключаются в том, что цена закупки не должна превышать цену, установленную Министерством промышленности и торговли Российской Федерации как предельно допустимую. Именно потому, что поставщики стали отказываться от поставки бумаги по таким ценам, возник тот самый дефицит. Для нужд государства можно было бы прибегнуть и к экспроприации, однако электронный документооборот как альтернативный вариант является более приемлемым решением.
Так, например, в отделе документационного обеспечения Северо-Западного таможенного управления в условиях возникшего дефицита бумаги было приняты следующие решения:
1. Все служебные письма, направляемые и получаемые через систему электронного документооборота, должны подписываться исключительно электронной подписью.
2. В случаях, если действующими нормативно-правовыми актами не предусмотрено иное, документы должны распечатываться на листах бумаги с обоих сторон.
3. На одном листе бумаги должно размещаться как можно больше текста за счёт сокращения межстрочных интервалов и размеров шрифта.
4. По возможности для печати должны использоваться черновики (чистые с одной из сторон листы бумаги).
Данные решения представляют собой временные меры, направленные на экономию при расходе бумаги, однако в долгосрочной перспективе проблема дефицита этим не решится. Несмотря на стабилизацию цен за счёт начала выпуска «небелой» бумаги, уже маловероятно, что указанные выше решения будут отменяться. Так или иначе возникший дефицит бумаги стал стимулом для начала её экономии, а уже на этой почве Федеральное архивное агентство ускорит рассмотрение проекта новой типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации и скорее всего примет по ней положительное решение, что в свою очередь фактически даст зелёный свет полностью безбумажному документообороту.
Вступление в силу новой типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации вовсе не означает, что бумага полностью исчезнет из документооборота. Аналогичным образом из оборота не исчезли и наличные деньги при появлении возможности расплачиваться в безналичной форме. Переход на электронный документооборот, к сожалению, не означает, что документооборот станет полностью безбумажным. Для полного отказа от бумаги необходимо принятие более радикальных решений:
1. Упразднить юридическую значимость собственноручной подписи, сделав электронную подпись единственным законным реквизитом, идентифицирующим лицо, подписавшее документ.
2. Установить, что документ имеет юридическую силу только в электронной форме, а документ на бумаге признавать исключительно как копию.
Для первого решения необходимо массовое распространение электронной подписи среди граждан страны. Такой подписью может стать электронный паспорт в виде смарт-карты, что в свою очередь даст право всем гражданам в возрасте от четырнадцати лет применять электронную подпись. Благодаря этому фактически происходит совмещение удостоверения личности как самим документом, так и реквизитом, создаваемым с её помощью. Подделывание собственноручных подписей уйдёт в прошлое, а в степени защищённости электронных подписей компетентные организации и разработчики ушли далеко вперёд, не оставив шансов потенциальным злоумышленникам на создание поддельных электронных подписей.
Таким образом, рассмотренная в данной статье проблема удорожания и дефицита бумаги должна стать стимулом к ускорению перехода к полностью безбумажному документообороту, а также для предприятия дальнейших шагов в сторону полного отказа от использования бумаги в качестве материального носителя для документов.
Использованные источники
1. Дефицит и подорожание бумаги A4 в 2022 году в РФ – с чем связано и когда подешевеет цена? [Электронный ресурс] // ProGov.Ru – информационный сайт о государстве и обществе. URL: https://progov.ru (дата обращения: 20.04.2022).
2. Гоголев Б.П. Теоретическое обоснование получения диоксида хлора на основе хлората натрия и сернистого ангидрида // Бумажник. 2012. С. 13–16.
3. Приказ ФТС России от 09.07.2014 № 1331 «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации» [Электронный ресурс] // Альта-Софт. URL: https://www.alta.ru (дата обращения: 20.04.2022).